Execução Monitoramento e Controle (03)

ANÁLISE DE DESEMPENHO EM PROJETOS

ONDE, QUANDO E COMO SE APLICA

Prof. João Carlos Boyadjian, MSc, PMP, ATP, MBA

Segundo o PMI (2017) ANÁLISE DE DESEMPENHO é uma técnica utilizada para medir, comparar e analisar o desempenho de um projeto comparando com a linha de base dele.

Não há um projeto sequer que não requeira o uso desta técnica. O dia a dia de um projeto é recheado de surpresas e necessitamos tomar decisões diárias para podermos obter os resultados esperados e assim alcançarmos o objetivo do Projeto.

ONDE É APLICADO?

Na área do escopo, podemos obter informações de quais entregas foram aceitas e quais entregas não foram aceitas, sendo possível medir o índice de desempenho do avanço físico das entregas.

Na área de cronograma compara-se o tempo previsto (na linha de base) com o realizado e seus impactos no caminho crítico do projeto e que leva o projeto a uma nova data calculada. As variações podem indicar adiantamento ou atraso temporal na execução dos trabalhos.

Na área de custos compara-se o previsto de um valor orçado (na linha de base) com o realizado. As variações podem indicar um gasto maior ou menor em relação ao orçamento.

Na área de qualidade, os dados de desempenho do trabalho contêm dados sobre status do produto como observações, métricas da qualidade e medições para desempenho técnico, tais como, índice métrico de qualidade atingido e comparados em relação aos limites mínimos e máximos requeridos por uma norma específica de aceitação do produto.

No que tange ao gerenciamento dos recursos os dados de desempenho do trabalho devem conter dados sobre status do projeto como o número e o tipo de recursos que foram usados, tais como, quantitativo de horas gastas, número de equipamentos utilizados, quantitativo de materiais utilizados, entre outros.

No que tange as contratações os dados de desempenho do trabalho contêm dados de vendedores sobre status do projeto, como desempenho técnico, atividades que foram iniciadas, estão em andamento ou foram concluídas, custos que foram incorridos ou comprometidos. Nos dados de desempenho também podem ser incluídos informações sobre as faturas pagas e comparadas como avanço de trabalho executado.

No que tange as partes interessadas (stakeholders) o desempenho vem através do status do engajamento deles no projeto, tais como nível de apoio atual ao projeto e em comparação com os níveis desejados de engajamento conforme definido na matriz de avaliação do nível de engajamento das partes interessadas no cubo das partes interessadas ou outro método.

Os desvios ocorridos, no escopo, cronograma, custos, qualidade, recursos e contratações podem gerar impactos que podem gerar riscos de ameaças ou oportunidades no projeto. Pode-se também medir o nível de risco do projeto se está aumentando ou diminuindo.

Em projetos cuja abrangência seja adaptativa (ágil) o desempenho também é avaliado em cada sprint, diariamente ou nas retrospectivas.

QUANDO É APLICADO?

Cabe ao Gerente do Projeto e equipe definirem os tipos de indicadores no processo de planejamento e através do processo de comunicação definir os responsáveis pela informação do progresso, a periodicidade de relatar o progresso das atividades, bem como seu formato, se eletrônico, via software, via web, texto ou gráfico.

Durante o processo de execução, monitoramento e controle cabe ao time informar o gerente do projeto sobre o progresso realizado em cada atividade ou pacote de trabalho e este efetuar o processamento das informações.

COMO APLICAR?

Relatar o progresso das atividades, requer dos executores disposição para trabalharem em equipe em um ambiente de cooperação, honestidade e responsabilidade.

Diversos modelos de artefatos para informar progresso de projetos foram criados e podem ser utilizados no dia a dia.

Dê preferência para coleta de dados via eletrônica utilizando-se de aplicativos colaborativos e que permitam o compartilhamento das informações. Processe os dados e convoque o time para uma reunião de status. Apresente sua análise de variações e em conjunto tome decisões.

Com base nas informações processadas cabe ao Gerente do projeto e equipe analisarem através do Status do Projeto, os desvios ocorridos e em um dashboard (painel de uma página) ou gráficos analíticos, ou curvas de evolução física (Curva S) os impactos causados com as informações e o respectivo status atual do mesmo.

Em Projetos ágeis, a recomendação é desenvolver o processo analítico do status de uma sprint, que tem um período de entrega de produtos ou novas funcionalidades de um software ou um resultado obtido, no período de 2 a 4 semanas. As informações são coletadas através das reuniões diárias (15min) ou através das reuniões de retrospectiva. Analisam-se as funcionalidades entregues e tomam-se decisões de implementação ou de revisão ou de continuidade de uma próxima funcionalidade.

Tipos de informações em Projetos preditivos que podem ser coletadas para cada atividade ou pacote de trabalho produzido, entregue e ou resultado alcançado:

• Data de Início e término realizadas ou a realizar
• % de avanço físico
• Horas realizadas
• Valores dispendidos
• Padrão ou medição do nível de Qualidade atingido com a entrega (aprovado/reprovado ou não conforme
• Observações de ocorrências
• Riscos ocorridos
• Entregas realizadas por contratados – avanço físico – valor medido para ser faturado – itens de contrato concluídos – saldo a faturar – saldo a ser medido

Com o processamento das informações podemos analisar:

• Em que pontos estamos hoje?
• Para onde vamos?
• Existe algum problema exigindo o envolvimento da equipe, do cliente ou da alta Administração que necessite de uma solução ou tomada de decisão?

Tipos de informações em Projetos adaptativos que podem ser coletadas para cada história desenvolvida:

• Que histórias você ajudou a terminar desde a última reunião diária?
• Que história você ajudará a terminar hoje?
• Como o resto do time pode a ajudar a empurrar uma história para “pronto”.
• O que você aprendeu de novo?

Para realizar uma análise da situação que se encontra o projeto podemos compilar as informações de progresso em um relatório de status em uma única folha, ou em telas denominadas de ´dash board´, tais como os exemplos a seguir colhidos no banco de imagens da internet e colocados em referência neste artigo:

Referências bibliográficas e sites:

Boyadjian, João C – Gestão de Projetos: conhecendo os grupos de processo e suas áreas de conhecimento – 2019 – Editora Pecege.

Cook, Helen S e Tate, Karen – Project Management Course –  2005 – McGraw Hill Press – EUA

FIA – Fundação Instituto de Administração – Manual de Gestão Empresarial – 2021 – Ed. Manole – S.Paulo – Brasil

Harvard Business Review – Becoming a High Performance Manager – 2002 – Harvard Business School Press – USA

Kerzner, Harold– Gestão de Projetos as melhores práticas – -2007 – Ed. Bookman – Porto Alegre – Brasil

Kerzner, Harold – Project Management Metrics, KPI´s and Dashboards

PMI – Project Management Institute – 2017 – Guia para Gerenciamento de Projetos -Ed. PMI – Pennsylvania – EUA