POST’s BOYADJIAN

• Introdução

Uma das matérias que gosto de ministrar é a de gerenciamento das partes interessadas. O PMI®, em seu guia PMBOK®, da 7ª.ed. trata deste tema como um dos 8 domínios de performance e como um dos 12 princípios de gerenciamento de projetos.

Para começar a trabalhar com as partes interessadas (stakeholders), não podemos nos esquecer que gerenciar projetos é uma ciência da administração e tão pouco que um projeto é feito por pessoas e para pessoas e para tal precisamos ter princípios e conhecimento para tratá-los.

Então, o que nos move a trabalhar com as partes interessadas, termos uma boa performance nos projetos, relacionamentos positivos e a satisfação do dever cumprido?

– Manutenção do alinhamento para com as pessoas, grupos ou organizações

– Engajamento para com as pessoas, grupos ou organizações

Sabem quantas partes interessadas podemos ter em um projeto?

–  Podemos ter um pequeno grupo (até 10) pessoas ou até mesmo milhões de partes interessadas quando falamos por exemplo do projeto de vacina.

Para cada fase do projeto, podemos ter diferentes tipos de partes interessadas. Podem ser internas ou externas à organização. Podem ser do tipo apoiador, os neutros e os que não apoiam o projeto. Eles influenciam os projetos através do grau de poder e interesse que variam ao longo do ciclo de vida.

O Novo guia de gerenciamento de Projetos é apresentado em dois volumes. O Primeiro apresenta os principios e o Segundo os domínios. Para gerenciar as partes interessadas precisamos conhecer seus princípios e o domínio

• Os Princípios dão aos gestores um norte, ou seja, como caminhar para um bom relacionamento com as partes interessadas. Este relacionamento pode estar associado também ao código de ética de nossa profissão (Responsabilidade, Respeito, Justiça e Honestidade). Eles podem definir expectativas de conduta moral que um gestor de projetos necessita para exercer a sua profissão. 
• Os Domínios representam um conjunto de atividades relacionadas e que temos que executar ao longo de todo projeto, independentemente do ciclo de vida, que seja ele preditivo, adaptativo ou híbrido. Estas atividades, obviamente devem ser executadas em função do contexto organizacional que o projeto requer, entregas, equipe, partes interessadas.

• Princípios

No que tange ao princípio das partes interessadas, espera-se trabalhar com pessoas e organizações de forma proativa visando alcançar os objetivos e a satisfação do cliente.

Caso o Gerente de Projetos não se atenha a este princípio, lembro que as partes interessadas podem afetar pontos importantes de sucesso no projeto, tais como: Ajustes em demasia no escopo e requisitos, mudanças no cronograma com alterações nas durações, sequência e com isto afetando as entregas no momento certo.

Por vezes mudanças no escopo e cronograma podem causar impactos na sua gestão, tais como mudanças no custo e por consequência nos resultados aumentando os riscos e melhoria da qualidade entre outras.

Recomendo que se faça uma boa identificação dos riscos, análise e engajamento das partes interessadas para que ajudem na obtenção do sucesso do projeto.

• Domínio

O que esperamos obter como resultados do domínio de partes interessadas?

 – Uma relação de trabalho produtiva

– Realização de diversos acordos para alcançar os objetivos do projeto

– Partes interessadas satisfeitas

E quem são estas partes interessadas?

– No primeiro plano – o gestor do projeto – equipe de gerenciamento e a equipe de desenvolvimento

– No segundo plano – os comitês diretivos – entidades do governo – escritórios de gerenciamento de projeto

– No terceiro plano – clientes – fornecedores – agências reguladoras e usuários finais

Para que possamos obter estes resultados, precisaremos desenvolver algumas atividades, tais como:

1 – Engajamento das partes interessadas

O que envolve?

– Implementação de estratégia e ações que irão envolver as partes interessadas do princípio ao fim, ou seja, ao longo de todo o ciclo de vida do projeto.

– Necessita-se, portanto, de uma atividade de identificar as partes interessadas, compreendê-las no sentido de saber como agem, quais são os seus potenciais de trabalho para poder em seguida analisar o poder, interesse e o seu grau de impacto para se definir uma estratégia de ação para cada parte interessada. Também será necessário priorizar o maior grau de atenção para cada parte interessada devido ao grau de impacto no desenvolvimento dele.

Somente depois de analisar as partes interessadas é que então devemos engajá-las no projeto atribuindo suas atividades e responsabilidades.

Caberá neste processo ao Gerente do Projeto efetuar o monitoramento da performance das partes interessadas.

Por vezes encontraremos partes interessadas não favoráveis ao projeto. Neste sentido, o maior desafio é negociarmos com as partes interessadas o comprometimento para com os resultados pretendidos.

2 – Interações com outros domínios de desempenho

O domínio das partes interessadas se interage com todos os domínios de gestão pois definem os requisitos, o escopo da equipe do projeto, moldam o plano, comunicam-se, definem os critérios de aceitação no que tange a qualidade do produto e resultados do projeto

3 – Verificação dos resultados

O Guia 7ª. edição nos traz para cada dominio uma sugestão analítica para com os resultados de performance que podemos auferir ao gerenciarmos um projeto. Assim com a gestão das partes interessadas devemos auferir os seguintes resultados:

– Ter entre as partes interessadas um indicador de relação de trabalho produtiva ao longo do ciclo de vida do projeto

– Cumprir o acordo de trabalho para alcançar os objetivos do projeto

– Manter o apoio das partes interessadas para que se sintam satisfeitas com os resultados do projeto

• Referências

PMI – Project Management Institute – Guia PMBOK®, da 7ª.ed – Pensylvania – USA – Editora PMI – 2021

ANÁLISE DE DESEMPENHO EM PROJETOS

ONDE, QUANDO E COMO SE APLICA

Prof. João Carlos Boyadjian, MSc, PMP, ATP, MBA

Segundo o PMI (2017) ANÁLISE DE DESEMPENHO é uma técnica utilizada para medir, comparar e analisar o desempenho de um projeto comparando com a linha de base dele.

Não há um projeto sequer que não requeira o uso desta técnica. O dia a dia de um projeto é recheado de surpresas e necessitamos tomar decisões diárias para podermos obter os resultados esperados e assim alcançarmos o objetivo do Projeto.

ONDE É APLICADO?

Na área do escopo, podemos obter informações de quais entregas foram aceitas e quais entregas não foram aceitas, sendo possível medir o índice de desempenho do avanço físico das entregas.

Na área de cronograma compara-se o tempo previsto (na linha de base) com o realizado e seus impactos no caminho crítico do projeto e que leva o projeto a uma nova data calculada. As variações podem indicar adiantamento ou atraso temporal na execução dos trabalhos.

Na área de custos compara-se o previsto de um valor orçado (na linha de base) com o realizado. As variações podem indicar um gasto maior ou menor em relação ao orçamento.

Na área de qualidade, os dados de desempenho do trabalho contêm dados sobre status do produto como observações, métricas da qualidade e medições para desempenho técnico, tais como, índice métrico de qualidade atingido e comparados em relação aos limites mínimos e máximos requeridos por uma norma específica de aceitação do produto.

No que tange ao gerenciamento dos recursos os dados de desempenho do trabalho devem conter dados sobre status do projeto como o número e o tipo de recursos que foram usados, tais como, quantitativo de horas gastas, número de equipamentos utilizados, quantitativo de materiais utilizados, entre outros.

No que tange as contratações os dados de desempenho do trabalho contêm dados de vendedores sobre status do projeto, como desempenho técnico, atividades que foram iniciadas, estão em andamento ou foram concluídas, custos que foram incorridos ou comprometidos. Nos dados de desempenho também podem ser incluídos informações sobre as faturas pagas e comparadas como avanço de trabalho executado.

No que tange as partes interessadas (stakeholders) o desempenho vem através do status do engajamento deles no projeto, tais como nível de apoio atual ao projeto e em comparação com os níveis desejados de engajamento conforme definido na matriz de avaliação do nível de engajamento das partes interessadas no cubo das partes interessadas ou outro método.

Os desvios ocorridos, no escopo, cronograma, custos, qualidade, recursos e contratações podem gerar impactos que podem gerar riscos de ameaças ou oportunidades no projeto. Pode-se também medir o nível de risco do projeto se está aumentando ou diminuindo.

Em projetos cuja abrangência seja adaptativa (ágil) o desempenho também é avaliado em cada sprint, diariamente ou nas retrospectivas.

QUANDO É APLICADO?

Cabe ao Gerente do Projeto e equipe definirem os tipos de indicadores no processo de planejamento e através do processo de comunicação definir os responsáveis pela informação do progresso, a periodicidade de relatar o progresso das atividades, bem como seu formato, se eletrônico, via software, via web, texto ou gráfico.

Durante o processo de execução, monitoramento e controle cabe ao time informar o gerente do projeto sobre o progresso realizado em cada atividade ou pacote de trabalho e este efetuar o processamento das informações.

COMO APLICAR?

Relatar o progresso das atividades, requer dos executores disposição para trabalharem em equipe em um ambiente de cooperação, honestidade e responsabilidade.

Diversos modelos de artefatos para informar progresso de projetos foram criados e podem ser utilizados no dia a dia.

Dê preferência para coleta de dados via eletrônica utilizando-se de aplicativos colaborativos e que permitam o compartilhamento das informações. Processe os dados e convoque o time para uma reunião de status. Apresente sua análise de variações e em conjunto tome decisões.

Com base nas informações processadas cabe ao Gerente do projeto e equipe analisarem através do Status do Projeto, os desvios ocorridos e em um dashboard (painel de uma página) ou gráficos analíticos, ou curvas de evolução física (Curva S) os impactos causados com as informações e o respectivo status atual do mesmo.

Em Projetos ágeis, a recomendação é desenvolver o processo analítico do status de uma sprint, que tem um período de entrega de produtos ou novas funcionalidades de um software ou um resultado obtido, no período de 2 a 4 semanas. As informações são coletadas através das reuniões diárias (15min) ou através das reuniões de retrospectiva. Analisam-se as funcionalidades entregues e tomam-se decisões de implementação ou de revisão ou de continuidade de uma próxima funcionalidade.

Tipos de informações em Projetos preditivos que podem ser coletadas para cada atividade ou pacote de trabalho produzido, entregue e ou resultado alcançado:

• Data de Início e término realizadas ou a realizar
• % de avanço físico
• Horas realizadas
• Valores dispendidos
• Padrão ou medição do nível de Qualidade atingido com a entrega (aprovado/reprovado ou não conforme
• Observações de ocorrências
• Riscos ocorridos
• Entregas realizadas por contratados – avanço físico – valor medido para ser faturado – itens de contrato concluídos – saldo a faturar – saldo a ser medido

Com o processamento das informações podemos analisar:

• Em que pontos estamos hoje?
• Para onde vamos?
• Existe algum problema exigindo o envolvimento da equipe, do cliente ou da alta Administração que necessite de uma solução ou tomada de decisão?

Tipos de informações em Projetos adaptativos que podem ser coletadas para cada história desenvolvida:

• Que histórias você ajudou a terminar desde a última reunião diária?
• Que história você ajudará a terminar hoje?
• Como o resto do time pode a ajudar a empurrar uma história para “pronto”.
• O que você aprendeu de novo?

Para realizar uma análise da situação que se encontra o projeto podemos compilar as informações de progresso em um relatório de status em uma única folha, ou em telas denominadas de ´dash board´, tais como os exemplos a seguir colhidos no banco de imagens da internet e colocados em referência neste artigo:

Referências bibliográficas e sites:

Boyadjian, João C – Gestão de Projetos: conhecendo os grupos de processo e suas áreas de conhecimento – 2019 – Editora Pecege.

Cook, Helen S e Tate, Karen – Project Management Course –  2005 – McGraw Hill Press – EUA

FIA – Fundação Instituto de Administração – Manual de Gestão Empresarial – 2021 – Ed. Manole – S.Paulo – Brasil

Harvard Business Review – Becoming a High Performance Manager – 2002 – Harvard Business School Press – USA

Kerzner, Harold– Gestão de Projetos as melhores práticas – -2007 – Ed. Bookman – Porto Alegre – Brasil

Kerzner, Harold – Project Management Metrics, KPI´s and Dashboards

PMI – Project Management Institute – 2017 – Guia para Gerenciamento de Projetos -Ed. PMI – Pennsylvania – EUA

O que é Brainstorming, onde, quando e como se aplica?

Segundo o PMI (2017) BRAINSTORMING é uma técnica utilizada para identificar uma lista de idéias em um intervalo curto de tempo. Geralmente é realizada em grupo e liderada por um facilitador.

Klien e Ludin (1999) afirmam que todos em uma equipe de projeto tem capacidade para criar. No entanto no mundo temos uma série de restrições como normas, costumes e leis que funcionam como barreiras inibidoras da criação.

ONDE É APLICADO? É utilizado para coletar dados, soluções ou idéias das partes interessadas, especialistas no assunto junto com membros da equipe e nos seguintes ítens:

• No desenvolvimento do Termo de Abertura (Área de Integração)
• Planejamento de Gerenciamento do Projeto (Integração);
• Coletar Requisitos (Escopo),
• Coletar Dados (Plano de Qualidade);
• Coleta de dados (Identificação dos Riscos);
• Coletar Dados (Identificação das Partes interessadas)

QUANDO É APLICADO ? No processo de Iniciação e Planejamento

COMO APLICAR? O Brainstorming pode ser realizado em duas partes:

1 – Geração de idéias e 2 – Análise de idéias

Para tal geração de idéias e análise é recomendado por Klien e Ludin (1999) o seguinte roteiro:

• identificar o tópico
• identificar os participantes
• escolher um local isolado e descontraído
• garantir que o local esteja repleto de suprimentos, equipamentos e assim por diante
• ao conduzir a sessão, certifique-se de que não ocorram comentários desfocados do assunto
• após identificar as idéias, elimine os ítens que não possuem valor agregado
• com as idéias restantes, classifique-as da mais importante para menos importante
• Selecione a melhor idéia via consensu.

Querido leitor,

O ano de 2020 infelizmente não foi nada bom para o mundo como preconizei no seu início. Na minha modéstia visão, certamente tivemos muitas lições aprendidas, tais como saber gerenciar a nossa vida e projetos em um ambiente de crise pandêmica. Aprendemos também a importância da relação humana e trabalhista no sentido de formar e desenvolver projetos com times a distância e geograficamente distribuídos neste planeta. Aprendemos a trabalhar em nossos lares, com a presença de nossa família e animais e pudemos compreender a importância da relação social e política em nossas vidas.

Na minha área, pude perceber que o gestor de projetos precisa ser mais adaptável e flexível a novas situações, bem como ser resiliente e ter uma enorme empatia para com todos os envolvidos do projeto (stakeholders). Também deve tomar um enorme cuidado para não cair em arapucas tramadas por pessoas e entidades/empresas inescrupulosas que se aproveitam do momento para faturarem em cima da fragilidade de outros.

Todos ficamos perplexos com o “novo normal” imposto por uma Pandemia prevista por alguns especialistas, mas para a grande maioria planetária uma surpresa que rapidamente se espalhou e infelizmente ceifou milhares de vidas na terra. Projetos de vida e sonhos foram soterrados na eternidade. Guerras contribuíram para aumentar os indicadores de pessoas jovens que nos deixaram na defesa de sua pátria. Bárbaros se aproveitaram do momento de fragilidade que assolava a terra para expandirem seus territórios sem mesmo terem o direito a eles. Também a terra assistiu assolada na pandemia uma explosão de dimensões catastróficas no Líbano e outras milhares de pessoas perderam a vida e ou ficaram feridas e desabrigadas.

Políticos se desentenderam e mostraram a total incapacidade de união planetária. Mostraram uma grande fragilidade para conduzirem grandes causas na ajuda dos que mais precisam. Perdemos este grande momento para nos unirmos em prol do resgate dos valores humanos. Esta classe de ser humano foi incapaz de enfrentar esta grande causa que nos assolou em 2020. Pensaram em si de forma prepotente almejando ascensão política nas mídias em detrimento ao atendimento aos mais necessitados que clamavam por socorro. Políticos foram os grandes causadores das mortes no planeta e a mídia se aproveitou para ver subir, no sensacionalismo os seus índices de audiência e por vezes, articulando lados de esquerda e direita tentando manipular a massa que enojada assistia a tudo. Muitos expectadores percebendo o jogo político preferiram mudar suas fontes de informações.

A classe técnica e científica, acompanhada pela sociedade mais fragilizada, foi a que mais sofreu dos impactos políticos e que ao mesmo tempo demonstrou sua força e coragem no enfrentamento da pandemia. Estes sim, trabalharam arduamente no socorro às vítimas e desenvolveram em tempo recorde estudos para minimização desta sofrida doença denominada de COVID-19. Os mais pobres e indefesos, que mesmo sem dinheiro não tinham o que comer, puderam ter a impressionante solidariedade de uma sociedade já sofrida e impactada pela classe dominante, levantando-se com coragem e resiliência no enfrentamento de todos os problemas, levando alimento e auxílio através de doações aos que dela necessitavam. Empresários transtornados se viram também no dever de socorrer os mais necessitados, entregando vultuosas somas de contribuições pois viam que o respaldo do governo na garantia da sobrevida das pessoas era falho. Mesmo assim as perdas foram enormes. Até a data desta publicação, perdemos neste planeta, cerca de 1,6 milhões de pessoas. É como se tivesse caído nestes 9 meses o equivalente a 5.570 aviões do tipo jumbo com 300 passageiros e todos tivessem morrido.

Com tudo isto o ser humano ainda conseguiu, dentro de seu confinamento exercitar-se mais, ter uma vida mais saudável em família com união entre pais e filhos, cuidando mais de sua família em casa, alimentando-se melhor com comidas caseiras, poluindo menos o ambiente, aumentando o seu conhecimento através de centenas de “lives” e cursos gratuitos ou com preços bem accessíveis. Outros aproveitaram o momento para aumentarem sua família, reformaram suas casas, leram mais livros, aumentaram seu conhecimento de informática e empresas anteciparam e ou desenvolveram novos tipos de produtos alinhados ao novo momento. Até uma nova espaçonave foi lançada com sucesso à estação espacial ISS. Pais e mães se tornaram professores, bons cozinheiros e donos de casa…. Cada um a sua moda e necessidade tiveram grandes aprendizados e infelizmente também tivemos vultuosas perdas familiares e econômicas.

Com tudo isto, creio ainda que pudemos aprender sobre nossa nova relação trabalhista. Penso e confio que os homens passarão a conversar em ambiente onde a paz, a harmonia e união serão partes do sucesso de qualquer relação. Acho que viveremos de forma mais híbrida, ou seja, não iremos fazer mais tudo de forma presencial em nossas relações comerciais e familiares. Certamente 2020 será um ano divisor de águas. Creio que tudo será diferente após a vacinação das pessoas contra COVID neste planeta. Haverá muita festa e harmonia. Nossos padrões de moradia também serão modificados para termos condições de trabalharmos “partime” e novos produtos desta nova relação serão lançados, bem como o tratamento de saúde e a educação a distância interplanetária ganharão espaços em nossas casas.

Aprendemos na minha opinião muitass lições.... acho que devemos dar mais valor à nossa família (esta é a principal) …. outras são a valorização da natureza, o meio ambiente, o ar gratuito que respiramos todos os dias, a água que bebemos pois representam a vida. Também creio que aprendemos a respeitar mais a nossa consciência, o nosso corpo e o próximo. Precisamos dar importância ao olfato, a visão e ao paladar e assim valorizarmos a nossa vida e os alimentos que nos são oferecidos com a dádiva de Deus.

Quero finalizar pedindo a DEUS que conforte as milhares de famílias enlutadas em 2020 e saudar a vida dos que aqui continuam com saúde. Agradeço também o trabalho e a convivência de forma livre, honesta, equilibrada, respeitosa e o lindo presente de vida que recebemos todos os dias com direito a terra, água e ao ar que respiramos para termos um mundo harmônico e em paz.

SEJAM FELIZES em 2021.

João Carlos Boyadjian

Veja matéria publicada na Revista Digital Construmanager

http://www.aecweb.com.br/cont/m/cm/gerenciamento-de-stakeholders-requer-visao-sistemica-e-comunicacao-eficiente_12657

• Chegou o Gerente MINUTO. Por vezes você precisa de um Gerente para meio dia, um dia ou por semana ou por um mês, bem como, um treinamento mais curto e específico para sua equipe, ou mesmo uma PALESTRA específica e pontual. Consulte a JCB MANAGEMENT, pois no mundo atual que vivemos, onde tudo precisa ser executado com menor custo, maior rapidez nas decisões, análises, planos de tempo, orçamentos, gestões. Consulte os novos serviços. A forma de pagamento é prática e rápida e sem burocracia. Os serviços são prestados, via on line, real time ou mesmo presencial nas seguintes modalidades:

▫Assessoria minuto – consultas rápidas a especialistas na área de atuação

específica que o cliente necessita.

▫Treinamento minuto – são treinamentos feitos sob medida e de forma exclusiva

via on line, em tempo real ou presencial, para uma pessoa ou equipe. Pode ser

realizado in company.

▫Gerencia minuto – gerenciamento part time por dia ou semana específica ou

quinzenalmente e por um curto período de meses.

▫Palestra minuto – são palestras específicas para um público específico, focado ou

           não em uma área de conhecimento. Pode ser para um departamento ou para uma

            área de um programa ou para clientes.

Com o atual momento econômico, dolar subindo…. e outras variáveis de seu negócio sendo modificadas, é chegado o momento de reavaliar suas estratégias para 2016, reveja os critérios de seleção utilizados, selecione novamente os projetos que garantam sua sobrevivência de negócio, selecione os projetos, efetue novamente o seu plano de recursos e reveja suas priorizações de projetos. Consulte especialistas de todas as áreas e tomem as decisões que assegurem sua sobrevivência.

Se você trabalha como profissional em um Escritório de Gerenciamento de Projetos, procure padronizar determinados processos e ferramentas conforme o porte do projeto. Defina uma ferramenta que possa configurar o porte do projeto. Se pequeno, médio e grande. Após a definição do porte, associe um procedimento específico padronizado de trabalho. Tenho certeza que com isto, você irá diminuir a burocracia gerencial e aumentar a eficiência e eficácia da equipe. Só isto não basta pois precisa treinar a equipe para trabalhar dentro dos procedimentos específicos, com as ferramentas adequadas conforme o porte e o ciclo de vida do projeto adequado.