Mês: janeiro 2022

• Introdução

Uma das matérias que gosto de ministrar é a de gerenciamento das partes interessadas. O PMI®, em seu guia PMBOK®, da 7ª.ed. trata deste tema como um dos 8 domínios de performance e como um dos 12 princípios de gerenciamento de projetos.

Para começar a trabalhar com as partes interessadas (stakeholders), não podemos nos esquecer que gerenciar projetos é uma ciência da administração e tão pouco que um projeto é feito por pessoas e para pessoas e para tal precisamos ter princípios e conhecimento para tratá-los.

Então, o que nos move a trabalhar com as partes interessadas, termos uma boa performance nos projetos, relacionamentos positivos e a satisfação do dever cumprido?

– Manutenção do alinhamento para com as pessoas, grupos ou organizações

– Engajamento para com as pessoas, grupos ou organizações

Sabem quantas partes interessadas podemos ter em um projeto?

–  Podemos ter um pequeno grupo (até 10) pessoas ou até mesmo milhões de partes interessadas quando falamos por exemplo do projeto de vacina.

Para cada fase do projeto, podemos ter diferentes tipos de partes interessadas. Podem ser internas ou externas à organização. Podem ser do tipo apoiador, os neutros e os que não apoiam o projeto. Eles influenciam os projetos através do grau de poder e interesse que variam ao longo do ciclo de vida.

O Novo guia de gerenciamento de Projetos é apresentado em dois volumes. O Primeiro apresenta os principios e o Segundo os domínios. Para gerenciar as partes interessadas precisamos conhecer seus princípios e o domínio

• Os Princípios dão aos gestores um norte, ou seja, como caminhar para um bom relacionamento com as partes interessadas. Este relacionamento pode estar associado também ao código de ética de nossa profissão (Responsabilidade, Respeito, Justiça e Honestidade). Eles podem definir expectativas de conduta moral que um gestor de projetos necessita para exercer a sua profissão. 
• Os Domínios representam um conjunto de atividades relacionadas e que temos que executar ao longo de todo projeto, independentemente do ciclo de vida, que seja ele preditivo, adaptativo ou híbrido. Estas atividades, obviamente devem ser executadas em função do contexto organizacional que o projeto requer, entregas, equipe, partes interessadas.

• Princípios

No que tange ao princípio das partes interessadas, espera-se trabalhar com pessoas e organizações de forma proativa visando alcançar os objetivos e a satisfação do cliente.

Caso o Gerente de Projetos não se atenha a este princípio, lembro que as partes interessadas podem afetar pontos importantes de sucesso no projeto, tais como: Ajustes em demasia no escopo e requisitos, mudanças no cronograma com alterações nas durações, sequência e com isto afetando as entregas no momento certo.

Por vezes mudanças no escopo e cronograma podem causar impactos na sua gestão, tais como mudanças no custo e por consequência nos resultados aumentando os riscos e melhoria da qualidade entre outras.

Recomendo que se faça uma boa identificação dos riscos, análise e engajamento das partes interessadas para que ajudem na obtenção do sucesso do projeto.

• Domínio

O que esperamos obter como resultados do domínio de partes interessadas?

 – Uma relação de trabalho produtiva

– Realização de diversos acordos para alcançar os objetivos do projeto

– Partes interessadas satisfeitas

E quem são estas partes interessadas?

– No primeiro plano – o gestor do projeto – equipe de gerenciamento e a equipe de desenvolvimento

– No segundo plano – os comitês diretivos – entidades do governo – escritórios de gerenciamento de projeto

– No terceiro plano – clientes – fornecedores – agências reguladoras e usuários finais

Para que possamos obter estes resultados, precisaremos desenvolver algumas atividades, tais como:

1 – Engajamento das partes interessadas

O que envolve?

– Implementação de estratégia e ações que irão envolver as partes interessadas do princípio ao fim, ou seja, ao longo de todo o ciclo de vida do projeto.

– Necessita-se, portanto, de uma atividade de identificar as partes interessadas, compreendê-las no sentido de saber como agem, quais são os seus potenciais de trabalho para poder em seguida analisar o poder, interesse e o seu grau de impacto para se definir uma estratégia de ação para cada parte interessada. Também será necessário priorizar o maior grau de atenção para cada parte interessada devido ao grau de impacto no desenvolvimento dele.

Somente depois de analisar as partes interessadas é que então devemos engajá-las no projeto atribuindo suas atividades e responsabilidades.

Caberá neste processo ao Gerente do Projeto efetuar o monitoramento da performance das partes interessadas.

Por vezes encontraremos partes interessadas não favoráveis ao projeto. Neste sentido, o maior desafio é negociarmos com as partes interessadas o comprometimento para com os resultados pretendidos.

2 – Interações com outros domínios de desempenho

O domínio das partes interessadas se interage com todos os domínios de gestão pois definem os requisitos, o escopo da equipe do projeto, moldam o plano, comunicam-se, definem os critérios de aceitação no que tange a qualidade do produto e resultados do projeto

3 – Verificação dos resultados

O Guia 7ª. edição nos traz para cada dominio uma sugestão analítica para com os resultados de performance que podemos auferir ao gerenciarmos um projeto. Assim com a gestão das partes interessadas devemos auferir os seguintes resultados:

– Ter entre as partes interessadas um indicador de relação de trabalho produtiva ao longo do ciclo de vida do projeto

– Cumprir o acordo de trabalho para alcançar os objetivos do projeto

– Manter o apoio das partes interessadas para que se sintam satisfeitas com os resultados do projeto

• Referências

PMI – Project Management Institute – Guia PMBOK®, da 7ª.ed – Pensylvania – USA – Editora PMI – 2021