Execução Monitoramento e Controle (03)

ANÁLISE DE DESEMPENHO EM PROJETOS

ONDE, QUANDO E COMO SE APLICA

Prof. João Carlos Boyadjian, MSc, PMP, ATP, MBA

Segundo o PMI (2017) ANÁLISE DE DESEMPENHO é uma técnica utilizada para medir, comparar e analisar o desempenho de um projeto comparando com a linha de base dele.

Não há um projeto sequer que não requeira o uso desta técnica. O dia a dia de um projeto é recheado de surpresas e necessitamos tomar decisões diárias para podermos obter os resultados esperados e assim alcançarmos o objetivo do Projeto.

ONDE É APLICADO?

Na área do escopo, podemos obter informações de quais entregas foram aceitas e quais entregas não foram aceitas, sendo possível medir o índice de desempenho do avanço físico das entregas.

Na área de cronograma compara-se o tempo previsto (na linha de base) com o realizado e seus impactos no caminho crítico do projeto e que leva o projeto a uma nova data calculada. As variações podem indicar adiantamento ou atraso temporal na execução dos trabalhos.

Na área de custos compara-se o previsto de um valor orçado (na linha de base) com o realizado. As variações podem indicar um gasto maior ou menor em relação ao orçamento.

Na área de qualidade, os dados de desempenho do trabalho contêm dados sobre status do produto como observações, métricas da qualidade e medições para desempenho técnico, tais como, índice métrico de qualidade atingido e comparados em relação aos limites mínimos e máximos requeridos por uma norma específica de aceitação do produto.

No que tange ao gerenciamento dos recursos os dados de desempenho do trabalho devem conter dados sobre status do projeto como o número e o tipo de recursos que foram usados, tais como, quantitativo de horas gastas, número de equipamentos utilizados, quantitativo de materiais utilizados, entre outros.

No que tange as contratações os dados de desempenho do trabalho contêm dados de vendedores sobre status do projeto, como desempenho técnico, atividades que foram iniciadas, estão em andamento ou foram concluídas, custos que foram incorridos ou comprometidos. Nos dados de desempenho também podem ser incluídos informações sobre as faturas pagas e comparadas como avanço de trabalho executado.

No que tange as partes interessadas (stakeholders) o desempenho vem através do status do engajamento deles no projeto, tais como nível de apoio atual ao projeto e em comparação com os níveis desejados de engajamento conforme definido na matriz de avaliação do nível de engajamento das partes interessadas no cubo das partes interessadas ou outro método.

Os desvios ocorridos, no escopo, cronograma, custos, qualidade, recursos e contratações podem gerar impactos que podem gerar riscos de ameaças ou oportunidades no projeto. Pode-se também medir o nível de risco do projeto se está aumentando ou diminuindo.

Em projetos cuja abrangência seja adaptativa (ágil) o desempenho também é avaliado em cada sprint, diariamente ou nas retrospectivas.

QUANDO É APLICADO?

Cabe ao Gerente do Projeto e equipe definirem os tipos de indicadores no processo de planejamento e através do processo de comunicação definir os responsáveis pela informação do progresso, a periodicidade de relatar o progresso das atividades, bem como seu formato, se eletrônico, via software, via web, texto ou gráfico.

Durante o processo de execução, monitoramento e controle cabe ao time informar o gerente do projeto sobre o progresso realizado em cada atividade ou pacote de trabalho e este efetuar o processamento das informações.

COMO APLICAR?

Relatar o progresso das atividades, requer dos executores disposição para trabalharem em equipe em um ambiente de cooperação, honestidade e responsabilidade.

Diversos modelos de artefatos para informar progresso de projetos foram criados e podem ser utilizados no dia a dia.

Dê preferência para coleta de dados via eletrônica utilizando-se de aplicativos colaborativos e que permitam o compartilhamento das informações. Processe os dados e convoque o time para uma reunião de status. Apresente sua análise de variações e em conjunto tome decisões.

Com base nas informações processadas cabe ao Gerente do projeto e equipe analisarem através do Status do Projeto, os desvios ocorridos e em um dashboard (painel de uma página) ou gráficos analíticos, ou curvas de evolução física (Curva S) os impactos causados com as informações e o respectivo status atual do mesmo.

Em Projetos ágeis, a recomendação é desenvolver o processo analítico do status de uma sprint, que tem um período de entrega de produtos ou novas funcionalidades de um software ou um resultado obtido, no período de 2 a 4 semanas. As informações são coletadas através das reuniões diárias (15min) ou através das reuniões de retrospectiva. Analisam-se as funcionalidades entregues e tomam-se decisões de implementação ou de revisão ou de continuidade de uma próxima funcionalidade.

Tipos de informações em Projetos preditivos que podem ser coletadas para cada atividade ou pacote de trabalho produzido, entregue e ou resultado alcançado:

  • Data de Início e término realizadas ou a realizar
  • % de avanço físico
  • Horas realizadas
  • Valores dispendidos
  • Padrão ou medição do nível de Qualidade atingido com a entrega (aprovado/reprovado ou não conforme
  • Observações de ocorrências
  • Riscos ocorridos
  • Entregas realizadas por contratados – avanço físico – valor medido para ser faturado – itens de contrato concluídos – saldo a faturar – saldo a ser medido

Com o processamento das informações podemos analisar:

  • Em que pontos estamos hoje?
  • Para onde vamos?
  • Existe algum problema exigindo o envolvimento da equipe, do cliente ou da alta Administração que necessite de uma solução ou tomada de decisão?

Tipos de informações em Projetos adaptativos que podem ser coletadas para cada história desenvolvida:

  • Que histórias você ajudou a terminar desde a última reunião diária?
  • Que história você ajudará a terminar hoje?
  • Como o resto do time pode a ajudar a empurrar uma história para “pronto”.
  • O que você aprendeu de novo?

Para realizar uma análise da situação que se encontra o projeto podemos compilar as informações de progresso em um relatório de status em uma única folha, ou em telas denominadas de ´dash board´, tais como os exemplos a seguir colhidos no banco de imagens da internet e colocados em referência neste artigo:

Referências bibliográficas e sites:

Boyadjian, João C – Gestão de Projetos: conhecendo os grupos de processo e suas áreas de conhecimento – 2019 – Editora Pecege.

Cook, Helen S e Tate, Karen – Project Management Course –  2005 – McGraw Hill Press – EUA

FIA – Fundação Instituto de Administração – Manual de Gestão Empresarial – 2021 – Ed. Manole – S.Paulo – Brasil

Harvard Business Review – Becoming a High Performance Manager – 2002 – Harvard Business School Press – USA

Kerzner, Harold– Gestão de Projetos as melhores práticas – -2007 – Ed. Bookman – Porto Alegre – Brasil

Kerzner, Harold – Project Management Metrics, KPI´s and Dashboards

PMI – Project Management Institute – 2017 – Guia para Gerenciamento de Projetos -Ed. PMI – Pennsylvania – EUA

Referencias de Imagens de Relatórios e Gráficos de Desempenho

Gerenciamento de Projetos de fato

Gerenciamento de Projetos é uma ciência da Administração. Uma cência que passamos praticamente 90% do nosso tempo lidando com pessoas. Portanto Gerenciar projetos requer conhecimento de práticas comportamentais para trabalho em equipe, organização, disciplina e com valor agregado. Afinal vivemos um mundo capitalista e conturbado o que nos leva a muitas criações. Pelo que me confere, nos meus 49 anos de dedicação a esta área nenhum cliente meu me pediu para entregar o produto que não atendesse o investimento efetuado. Nenhum cliente meu me pediu para entregar produtos de projetos sem prazos e ser lento no desenvolvimento/construção. Nenhum cliente me pediu para entregar o produto sem qualidade. Projetos grandes e complexos se gerenciam por subprodutos à muitos anos; utiliza-se o PBS-Product Breakdown Structure o que permite flexibilidade e entregas antecipadas, aplicando-se inclusive `fast tracking´ (paralelismo)… Talvez muitos gestores se esqueceram o que Peter Drucker sempre nos orientou a trabalhar por objetivos e por resultados… Será que há muita novidade no mundo atual da gestão de projetos além de solucionar mudanças todos os dias e se valer de boas práticas analíticas e comportamentais que conhecemos à muitos anos? Já implantei sistemas de ERP, já trabalhei em projeto de USINA Nuclear, Tucurui, Construção de Módulos de Plataforma Marítima, Construção de hospitais e postos de assistência médica em todo o Brasil, projetos internacionais de governo e desde 1972 utilizando aplicativos/softwares de gestão… Formo pessoas há 34 anos em gestão de projetos e processos… Será que hoje estamos enfrentando o modismo na gestão de projetos com palavras bonitas para dizer que tudo mudou? Vejam o que aconteceu na crise de 2008 nos EUA….. https://youtu.be/aZkDV1iwKVU

PMO-Project Management Office – 4

O que é Brainstorming, onde, quando e como se aplica?

Segundo o PMI (2017) BRAINSTORMING é uma técnica utilizada para identificar uma lista de idéias em um intervalo curto de tempo. Geralmente é realizada em grupo e liderada por um facilitador.

Klien e Ludin (1999) afirmam que todos em uma equipe de projeto tem capacidade para criar. No entanto no mundo temos uma série de restrições como normas, costumes e leis que funcionam como barreiras inibidoras da criação.

ONDE É APLICADO? É utilizado para coletar dados, soluções ou idéias das partes interessadas, especialistas no assunto junto com membros da equipe e nos seguintes ítens:

  • No desenvolvimento do Termo de Abertura (Área de Integração)
  • Planejamento de Gerenciamento do Projeto (Integração);
  • Coletar Requisitos (Escopo),
  • Coletar Dados (Plano de Qualidade);
  • Coleta de dados (Identificação dos Riscos);
  • Coletar Dados (Identificação das Partes interessadas)

QUANDO É APLICADO ? No processo de Iniciação e Planejamento

COMO APLICAR? O Brainstorming pode ser realizado em duas partes:

1 – Geração de idéias e 2 – Análise de idéias

Para tal geração de idéias e análise é recomendado por Klien e Ludin (1999) o seguinte roteiro:

  • identificar o tópico
  • identificar os participantes
  • escolher um local isolado e descontraído
  • garantir que o local esteja repleto de suprimentos, equipamentos e assim por diante
  • ao conduzir a sessão, certifique-se de que não ocorram comentários desfocados do assunto
  • após identificar as idéias, elimine os ítens que não possuem valor agregado
  • com as idéias restantes, classifique-as da mais importante para menos importante
  • Selecione a melhor idéia via consensu.

Ano 2020, ADEUS, Ano 2021, BEM VINDO

Querido leitor,

O ano de 2020 infelizmente não foi nada bom para o mundo como preconizei no seu início. Na minha modéstia visão, certamente tivemos muitas lições aprendidas, tais como saber gerenciar a nossa vida e projetos em um ambiente de crise pandêmica. Aprendemos também a importância da relação humana e trabalhista no sentido de formar e desenvolver projetos com times a distância e geograficamente distribuídos neste planeta. Aprendemos a trabalhar em nossos lares, com a presença de nossa família e animais e pudemos compreender a importância da relação social e política em nossas vidas.

Na minha área, pude perceber que o gestor de projetos precisa ser mais adaptável e flexível a novas situações, bem como ser resiliente e ter uma enorme empatia para com todos os envolvidos do projeto (stakeholders). Também deve tomar um enorme cuidado para não cair em arapucas tramadas por pessoas e entidades/empresas inescrupulosas que se aproveitam do momento para faturarem em cima da fragilidade de outros.

Todos ficamos perplexos com o “novo normal” imposto por uma Pandemia prevista por alguns especialistas, mas para a grande maioria planetária uma surpresa que rapidamente se espalhou e infelizmente ceifou milhares de vidas na terra. Projetos de vida e sonhos foram soterrados na eternidade. Guerras contribuíram para aumentar os indicadores de pessoas jovens que nos deixaram na defesa de sua pátria. Bárbaros se aproveitaram do momento de fragilidade que assolava a terra para expandirem seus territórios sem mesmo terem o direito a eles. Também a terra assistiu assolada na pandemia uma explosão de dimensões catastróficas no Líbano e outras milhares de pessoas perderam a vida e ou ficaram feridas e desabrigadas.

Políticos se desentenderam e mostraram a total incapacidade de união planetária. Mostraram uma grande fragilidade para conduzirem grandes causas na ajuda dos que mais precisam. Perdemos este grande momento para nos unirmos em prol do resgate dos valores humanos. Esta classe de ser humano foi incapaz de enfrentar esta grande causa que nos assolou em 2020. Pensaram em si de forma prepotente almejando ascensão política nas mídias em detrimento ao atendimento aos mais necessitados que clamavam por socorro. Políticos foram os grandes causadores das mortes no planeta e a mídia se aproveitou para ver subir, no sensacionalismo os seus índices de audiência e por vezes, articulando lados de esquerda e direita tentando manipular a massa que enojada assistia a tudo. Muitos expectadores percebendo o jogo político preferiram mudar suas fontes de informações.

A classe técnica e científica, acompanhada pela sociedade mais fragilizada, foi a que mais sofreu dos impactos políticos e que ao mesmo tempo demonstrou sua força e coragem no enfrentamento da pandemia. Estes sim, trabalharam arduamente no socorro às vítimas e desenvolveram em tempo recorde estudos para minimização desta sofrida doença denominada de COVID-19. Os mais pobres e indefesos, que mesmo sem dinheiro não tinham o que comer, puderam ter a impressionante solidariedade de uma sociedade já sofrida e impactada pela classe dominante, levantando-se com coragem e resiliência no enfrentamento de todos os problemas, levando alimento e auxílio através de doações aos que dela necessitavam. Empresários transtornados se viram também no dever de socorrer os mais necessitados, entregando vultuosas somas de contribuições pois viam que o respaldo do governo na garantia da sobrevida das pessoas era falho. Mesmo assim as perdas foram enormes. Até a data desta publicação, perdemos neste planeta, cerca de 1,6 milhões de pessoas. É como se tivesse caído nestes 9 meses o equivalente a 5.570 aviões do tipo jumbo com 300 passageiros e todos tivessem morrido.

Com tudo isto o ser humano ainda conseguiu, dentro de seu confinamento exercitar-se mais, ter uma vida mais saudável em família com união entre pais e filhos, cuidando mais de sua família em casa, alimentando-se melhor com comidas caseiras, poluindo menos o ambiente, aumentando o seu conhecimento através de centenas de “lives” e cursos gratuitos ou com preços bem accessíveis. Outros aproveitaram o momento para aumentarem sua família, reformaram suas casas, leram mais livros, aumentaram seu conhecimento de informática e empresas anteciparam e ou desenvolveram novos tipos de produtos alinhados ao novo momento. Até uma nova espaçonave foi lançada com sucesso à estação espacial ISS. Pais e mães se tornaram professores, bons cozinheiros e donos de casa…. Cada um a sua moda e necessidade tiveram grandes aprendizados e infelizmente também tivemos vultuosas perdas familiares e econômicas.

Com tudo isto, creio ainda que pudemos aprender sobre nossa nova relação trabalhista. Penso e confio que os homens passarão a conversar em ambiente onde a paz, a harmonia e união serão partes do sucesso de qualquer relação. Acho que viveremos de forma mais híbrida, ou seja, não iremos fazer mais tudo de forma presencial em nossas relações comerciais e familiares. Certamente 2020 será um ano divisor de águas. Creio que tudo será diferente após a vacinação das pessoas contra COVID neste planeta. Haverá muita festa e harmonia. Nossos padrões de moradia também serão modificados para termos condições de trabalharmos “partime” e novos produtos desta nova relação serão lançados, bem como o tratamento de saúde e a educação a distância interplanetária ganharão espaços em nossas casas.

Aprendemos na minha opinião muitass lições.... acho que devemos dar mais valor à nossa família (esta é a principal) …. outras são a valorização da natureza, o meio ambiente, o ar gratuito que respiramos todos os dias, a água que bebemos pois representam a vida. Também creio que aprendemos a respeitar mais a nossa consciência, o nosso corpo e o próximo. Precisamos dar importância ao olfato, a visão e ao paladar e assim valorizarmos a nossa vida e os alimentos que nos são oferecidos com a dádiva de Deus.

Quero finalizar pedindo a DEUS que conforte as milhares de famílias enlutadas em 2020 e saudar a vida dos que aqui continuam com saúde. Agradeço também o trabalho e a convivência de forma livre, honesta, equilibrada, respeitosa e o lindo presente de vida que recebemos todos os dias com direito a terra, água e ao ar que respiramos para termos um mundo harmônico e em paz.

SEJAM FELIZES em 2021.

João Carlos Boyadjian

O ano 2020

Um novo ano um novo Brasil, uma nova Armênia, um novo Mundo… Vamos enfrentar? é tudo novo… Só depende de nós para torná-lo um ano inesquecível… Vamos escrever uma página sensacional a cada dia e torná-lo um ano inesquecível e ao final dele e anos a seguir.. relembrá-lo como sendo um dos melhores anos de nossas vidas… Ao final teremos um livro de 365 páginas. Ler sobre 2020 será um prazer eterno… e porque não renová-lo ano após ano… BORA enfrentar o novo ano. VIVA 2020…. mais emprego, saúde, paz, harmonia, alegria, melhor qualidade de vida, menos pobres, menos discriminação e mais progresso a todos.
Abraços… João Carlos Boyadjian
Eng-
A new year a new Brazil, a new Armenia, a new world … Let’s face it? it’s all new … It just depends on us to make it an unforgettable year … Let’s write a sensational page every day and make it an unforgettable year and the end of it and years to come .. remember it as being one of the best years of our lives … In the end we will have a 365 page book. Reading about 2020 will be an eternal pleasure … and why not renew it year after year … Let’s go ahead face the new year. HAPPY 2020 …. more jobs, health, peace, harmony, joy, better quality of life, less poor, less discrimination and more progress for all.
Hugs … João Carlos Boyadjian

https://www.linkedin.com/posts/boyadjian_um-novo-ano-um-novo-brasil-uma-nova-arm%C3%AAnia-activity-6618163647845806080-kUBY 

Monitoramento e Controle do Projeto- 02

  • Chegou o Gerente MINUTO. Por vezes você precisa de um Gerente para meio dia, um dia ou por semana ou por um mês, bem como, um treinamento mais curto e específico para sua equipe, ou mesmo uma PALESTRA específica e pontual. Consulte a JCB MANAGEMENT, pois no mundo atual que vivemos, onde tudo precisa ser executado com menor custo, maior rapidez nas decisões, análises, planos de tempo, orçamentos, gestões. Consulte os novos serviços. A forma de pagamento é prática e rápida e sem burocracia. Os serviços são prestados, via on line, real time ou mesmo presencial nas seguintes modalidades:

Assessoria minutoconsultas rápidas a especialistas na área de atuação

específica que o cliente necessita.

Treinamento minutosão treinamentos feitos sob medida e de forma exclusiva

via on line, em tempo real ou presencial, para uma pessoa ou equipe. Pode ser

realizado in company.

Gerencia minuto – gerenciamento part time por dia ou semana específica ou

quinzenalmente e por um curto período de meses.

Palestra minuto – são palestras específicas para um público específico, focado ou

           não em uma área de conhecimento. Pode ser para um departamento ou para uma

            área de um programa ou para clientes.

PMO-Project Management Office – 3

Com o atual momento econômico, dolar subindo…. e outras variáveis de seu negócio sendo modificadas, é chegado o momento de reavaliar suas estratégias para 2016, reveja os critérios de seleção utilizados, selecione novamente os projetos que garantam sua sobrevivência de negócio, selecione os projetos, efetue novamente o seu plano de recursos e reveja suas priorizações de projetos. Consulte especialistas de todas as áreas e tomem as decisões que assegurem sua sobrevivência.

PMO-Project Management Office – 2

Se você trabalha como profissional em um Escritório de Gerenciamento de Projetos, procure padronizar determinados processos e ferramentas conforme o porte do projeto. Defina uma ferramenta que possa configurar o porte do projeto. Se pequeno, médio e grande. Após a definição do porte, associe um procedimento específico padronizado de trabalho. Tenho certeza que com isto, você irá diminuir a burocracia gerencial e aumentar a eficiência e eficácia da equipe. Só isto não basta pois precisa treinar a equipe para trabalhar dentro dos procedimentos específicos, com as ferramentas adequadas conforme o porte e o ciclo de vida do projeto adequado.

Gestão de comunicação – 11

Nos dias de hoje, para projetos que são coordenados a distância, fazer reuniões em horários com fusos diferenciados requer uma habilidade importante do gestor. Sensibilidade aos fusos horários de todos os membros da equipe. Se forem necessárias horas não-típicos, tentar distribuir o horário inconveniente para todos os membros da equipe para que ninguém sinta que o favoritismo está sendo maior para um determinado lado.