Autor: JOAO CARLOS BOYADJIAN

Pratique lições aprendidas com sua equipe. Um dos fatores mais importantes na gestão de projetos e que muitos esquecem e dizem que não te mtempo para fazer é o processo de encerramento de cada etapa do projeto. Lições aprendidas se pratica no “chão de fábrica”. É lá que se colhem os registros de ocorrencias nas atividades e discute-se com o respectivo supervisor, as causas de ocorrências e com elas uma avaliação dos indicadores de performance. Estes indicadores são importantes também para que possamos ter possibilidade de podermos efetuar estimativas de tempo análogas ou paramétricas para futuros projetos

Não se esqueça de premiar o time quando ocorrem soluções criativas e que realmente levam o projeto para o sucesso. Servem, presentes, premiação em dinheiro, um certificado, viagens, um jantar em um bom restaurante… ou churrascada….

Muitas concorrências são mal administradas. Uma boa dica para que o escopo do trabalho seja comum a todos é a preparação de uma boa especificação e distribuí-las na mesma condição a todos. Isto ajudará a termos um escopo de fornecimento equilibrado. Além disto, promova uma reunião de apresentação da Solicitação de Proposta para assegurar que todos os proponentes tenham acesso à mesma informação sobre o trabalho.

Se necessitar trabalhar com estimativas de tempo e custos análogas entre projetos semelhantes e quiser ter uma boa definição de tempos, custos e diminuir os riscos do projeto, recomendo que elabore uma planilha comparativa qualitativa  entre os projetos e classifique qualitativamente os riscos de forma consistente.

Elimine as reuniões de progresso onde a equipe faz-se presente para informar o que fez e o que não fez. Planeje em seu sistema de comunicação o envio do Relatório de Progresso de forma automática. Com as informações recebidas processadas promova sim uma Reunião de STATUS para análise da situação do projeto e consequente tomada de decisões.

Uma boa ferramenta de controle de qualidade é o grafico de controle. Ele apresenta se o processo de gestão está ou não estabilizado.

Estimar tempo ou custo de uma atividade requer também técnicas. Para tanto, temos três regras básicas:

• Estimativa análoga – é uma forma de estimar tempos embasadas em projetos semelhantes feitos no passado.
• Estimativa paramétrica – embasada em parametros pré-definidos e que podem ser extrapolados conforme a dimensão do projeto.
• Estimativa probabilística – embasada em dados estatísticos onde geralmente se aplica a técnica de tres pontos ou PERT.

Vejo que muitas pessoas planejam limitando-se apenas a sequência FS ou TI (término início). Isto leva o projeto a um prazo maior de execução. Não se esqueçam das lógicas do paralelismo (II ou TT), dos LAGs ou LEADs, da aplicação portanto do fast-tracking e redução de tempos e divisão dos trabalhos em partes menores… Critical Chain… isto os ajudará a reduzir o prazo dos projetos.

Antes de estabelecer o cronograma de um projeto, orçamento e definição das funções da equipe, recomenda-se elaborar uma boa EAP-Estrutura Analítica do Projeto.

Para que você possa justificar eventuais atrasos ou aumentos de verbas, é necessário documentar e formalizar todos os pedidos de mudanças. Isto elimina a insuficiência das informações verbais e também ajudará no processo de encerramento a documentar indicadores e manter referências para revisões de procedimentos em futuros projetos.