Mês: março 2013

Projetos semelhantes realizados no passado possuem um leque grande de informações importantes e que se foram bem armazenados podem servir de fontes para identificação de focos de riscos, bem como análise para possiveis respostas a riscos do novo projeto.

Quando estiver preparando o plano integrado do projeto, não se esqueça de requisitar uma sala de trabalho exclusiva para o projeto, também chamada de “war room”, onde a equipe possa sentar junto e discutir os problemas e as questões do dia a dia do projeto. Nesta sala também pode-se montar um “dash board” de controle ou painéis visuais de desenvolvimento do projeto.

Ao se elaborar um cronograma, muitos se lembram apenas do calendário do projeto, dos feriados e dos dias úteis do projeto. Ocorre que algumas atividades e recursos só podem ser desenvolvidas em horários diferentes ao projeto,. Por exemplo, uma equipe de manutenção que trabalha a noite e de madrugada ou um determinado equipamento alugado que trabalha 24, obriga a equipe técnica a planejar a utilização de calendários para atividades e calendário para recursos. Certamente, a inclusão de calendários mais precisos ajudarão a obter um melhor cálculo de tempo no projeto. Não esqueça também que recursos trabalham em mais de um ou dois turnos.

Para fazer um bom plano de recursos humanos e de tempo, utilize uma RBS (Resource Breakdown Structure) que contempla o organograma do projeto com os devidos recursos humanos associados aos departamentos da organização. A RBS é uma importante fonte de informação para se efetuar uma associação com a EAP (Estrutura Analitica do Projeto ou WBS-Work Breakdown Structure) e por consequencia com as atividades definidas. Esta associação com o tempo de cada atividade, permitirá ao gerente do projeto planejar o quantitativo de recursos e homens horas de cada atividade. Utilizando o conceito de estimativa na hierarquia, “bottom up”, permitirá assim uma visão das necessidades de hh na hierarquia do projeto e da organização.

Por vezes, vale mais efetuar um arrendamento de um equipamento do que comprá-lo para o projeto. Isso pode ajudar a economizar dinheiro se o equipamento for usado em vários projetos.

Uma das falhas de cálculo de folgas livres e totais de um projeto é a falta de conexão de atividades com suas sucessoras ou predecessoras. Antes de finalzar um cronograma faça um filtro das atividades que estão sem conexão e corrija para que os cálculos das datas cedo e tarde de inicio e término do projeto sejam processadas corretamente. Isto também ajudará a analisar melhor o caminho crítico do projeto, bem como os segundo, terceiros… caminhos com folgas. É um importante foco de atenção na análise de tempo e em negociações de prazo do projeto.

A prática do uso de matriz de responsabilidades é fundamental para que pessoas não digam a nós ao longo do caminho de um projeto que não sabiam das suas rsponsabilidades para com a execução de cada pacote de trabalho.

Uma das atribuições do gestor de programa é justamente o de priorizar e analisar capacidade de recursos humanos, máquinas, equipamentos e outros em relação a necessidade. Para isto deverá ter um bom sistema de controle de localidade fisica dos mesmos e exercer um trabalho de alocação e logistica para que todos os projetos possam usufruir melhor desta disponibilidade.

Pratique lições aprendidas com sua equipe. Um dos fatores mais importantes na gestão de projetos e que muitos esquecem e dizem que não te mtempo para fazer é o processo de encerramento de cada etapa do projeto. Lições aprendidas se pratica no “chão de fábrica”. É lá que se colhem os registros de ocorrencias nas atividades e discute-se com o respectivo supervisor, as causas de ocorrências e com elas uma avaliação dos indicadores de performance. Estes indicadores são importantes também para que possamos ter possibilidade de podermos efetuar estimativas de tempo análogas ou paramétricas para futuros projetos

Não se esqueça de premiar o time quando ocorrem soluções criativas e que realmente levam o projeto para o sucesso. Servem, presentes, premiação em dinheiro, um certificado, viagens, um jantar em um bom restaurante… ou churrascada….