Mês: abril 2013

Ao trabalhar em projetos internacionais, a comunicação remota, a longa distância começa fazer a diferença para minimizar o impactos dos ruidos de comunicação na gestão dos projetos. A escolha de uma boa ferramenta e versões é fundamental. Já ocorreu comigo trabalhar com o MS Project em uma versão mais avançada e outro grupo em outro país com uma versão mais antiga e problemas de cálculo surgiam. Canais de voz e de reuniões virtuais a longa distância tornam-se fundamentais. Ferramentas de share point para documentos tem ajudado neste sentido. É de suma importancia a elaboração deste plano. Ferramentas integradas neste processo também ajudam como repositório de documentos do projeto. Repositórios nas nuvens idem, mas cuidado com o fator segurança. Lembrem-se, no final temos que montar o data book do projeto e organizá-los corretamente desde o princípio é fundamental.

Ao montar o time ou contratar novos integrantes, lembre-se que a equipe leva um tempo para começar a produzir e adquirir a performance desejável. Elas tem o seu próprio ciclo de vida (formação, aprendizado prático, normatização e performance). Muitos planejadores esquecem deste ciclo de vida para que a produção ocorra no tempo planejado.

Seja mais sensível a uma mentalidade pró-ativa com a qualidade. Você vai gastar dinheiro eliminando problemas, corrigindo os problemas, ou ambos. Procure dar mais ênfase em eliminar defeitos antes que eles ocorram pois isto irá resultar em menos defeitos e maior satisfação do cliente.

Gerencie as expectativas dos stakeholders, mas antes planeje como gerenciá-los através de um documento que seja pessoal e intransferível. Explico. A análise das expectativas é subjetiva e pessoal do gestor do projeto. Cabe a ele verificar o interesse e a graduação de impacto que ele poderá causar, bem como estabelecer uma análise de impactos que o stakeholder poderá causar no projeto. Defina as estratégias de como lidar com cada stakeholder para que o interesse dele seja mantido e não cause os impactos imaginados no plano. Esta é uma árdua tarefa que requer habilidades de liderança, comunicação, negociação, motivação, bem como o exercício da arte de influenciar e de negociar para conseguir atender as expectativas e determinados objetivos.

Determinadas pessoas que atuam operacionalmente nas organizações por vezes não estão focadas nos investimentos das organizações. Quando um programa de investimentos é autorizado, gestores são nomeados um uma equipe de técnicos entram em ação para efetuarem suas especificações. Ocorre o de sempre. Falhas de comunicação entre equipe técnica e direção fazem com que as especificações não sejam adequadas as necessidades estratégicas e vice-versa. Assim, quando o Gestor de Programas está prestes a efetuar os investimentos estratégicos, os setores operacionais correm para corrigir suas falhas de definições e querem corrigir as premissas de projetos depois de o fato consumado. O que isto acarreta? stress, aumento de custos e prazos nos projetos de investimento, riscos e porque não, falhas de qualidade nas especificações. O ideal é que, o Plano de Programa seja divulgado em todos os niveis e esgotados os entendimentos sobre as premissas e detalhes técnicos para atendimento ao estratégico e só assim, devem-se começar os contratos de desenvolvimento. Cabe aos gestores de projetos focarem no desenvolvimento do escopo dos projetos para atenderem a todas as expectativas dos stakeholders conforme as premissas definidas.

A comunicação é um item fundamental que precisa ser bem trabalhada para se obter sucesso nos projetos. Nos dias de hoje pode-se ganhar tempo, rapidez e qualidade de informação utilizando-se aplicativos de compatilhamento colaborativo e que trabalham em ambiente tipo FACEBOOK.

Ao contratar a equipe de gerenciamento e técnica, é importante a participação da area de RH da empresa contratante desde o início do projeto e siga a política da empresa em relação às PRÁTICAS DE PESSOAL. Isso pode ajudar sua empresa e você a ter menos PROBLEMAS TABALHISTAS.

A qualidade é um dos pilares da gestão de projetos. Portanto devemos, sempre que possivel ressaltar a importância da qualidade em reuniões de equipe. isso ajuda a reforçar seus padrões de qualidade para a equipe. A qualidade, na verdade está implicita em todas as áreas de conhecimento.

Meu post de hoje está em formato de arquivo. Faça o download em meu blog sobre a palestra que proferi sobre as NOVAS HABILIDADES NA GESTÃO DE PROJETOS. Esta apresentação relembra o que se fala sobre conceitos de habilidades (extraído do WIKEPAEDIA e adaptado para gerenciamento de projetos) e uma apresentação comentada sobre as novas ferramentas que o PMI incorpora no PMBOK 5a. edição para se gerenciar projetos. Excelente final de semana a todos.

Após identificar os stakeholders de seu projeto, é de suma importância definir quem faz o que no projeto. Recomenda-se que vc defina uma matriz de responsabilidades associando cada pacote de trabalho do seu projeto a um responsável pela execução. Desta forma você irá assegurar que todas as entregas do projeto sejam feitas.