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O que é a SÊXTUPLA RESTRIÇÃO em Projetos?

Os projetos tem requerido dos Gestores mais conhecimento sobre as competências de Gestão. Nota-se nesta questão que uma restrição imposta em uma competencia, influencia o equilibrio de outra. Por exemplo: se você modifica um conteúdo do escopo do projeto ou do produto, há uma influência indireta em outra competência, por exemplo, haverá uma diminuição ou aumento do prazo e assim por diante.

Cabe portanto a nós gestores, ficarmos atentos as mudanças no projeto, quer tenham sido elas ocorridas nos processos de planejamento ou durante os processos de execução, monitoramento e controle.

As 6 (seis) restrições de competências a que nos referimos e que necessitam estar sempre sendo equilibradas durante a gestão de um projeto, são:

– Gestão de Escopo, Prazo, Custo, Qualidade, Recursos Humanos e Riscos.

Defina sempre o grau de autoridade do gestor de programa junto ao Gestor de Porfolio e estabeleça o tempo para aprovar o programa e o teto de investimentos do programa.

Sempre que estiver com muitos projetos para serem gerenciados e estiverem envolvidos muitos gestores de projetos de uma mesma área de negócio, melhore a performance de gestão. Aplique as técnicas de gestão de programas. Você poderá talvez compartilhar melhor os recursos e interfacear projetos com mesma afinidade e melhorar a gestão de tempo e custos, bem como minimizar riscos e melhorar a qualidade da gestão.

Quando um determinado teste de sistema é feito por terceiros e não pelas pessoas que fazem o trabalho, é importante comunicar os resultados do teste o mais rápido possível para as pessoas que fazem o trabalho possam ajustar alguma coisa, se necessário. Quando o responsável ajustar, também é importante dar o feedback ao terceiro. Desta forma a comunicação se dá por inteiro.

Se a administração hesita em fornecer taxas de custo de recursos para se fazer o orçamento do seu projeto, recomendo então trabalhar com um valor de referencia para a taxa média de recursos e assim efetuar um cálculo aproximado de custos, tais como CUSTO DIRETO DE FABRICAÇÃO ou CUSTO DIRETO DE ENGENHARIA e assim por diante.

Pratique o ciclo PDCA. Ao concluir um projeto, guarde o plano na última versão como registro de um plano realizado juntamente com as lições aprendidas. Lembre-se que no futuro voce poderá estar necessitando elaborar projetos semelhantes aos que você ou sua empresa tenha feito antes, assim, você poderá utilizar o memo modelo da declaração do escopo.

Ao elaborar o plano de tempo do programa, não esqueça de verificar as interefaces entre os projetos componentes do programa. Isto poderá afetar o fluxo de caixa do programa e a alocação de todos os recursos do programa.

Para termos uma boa sinergia nos processos de Comunicação devemos ter um bom sistema integrado e hierárquico de codificação de atividades, integrada a fases de projetos, projetos e programa  interligados ao portfolio. Exemplo, se temos que desenvolver sempre sistemas em TI, a fase de desenvolvimento pode ter um código 03. Assim, todos os pacotes devem iniciar com codigo 03. Todas as lições aprendidas devem ter em seu registro o código 03. Quando quiser saber como vai o desenvolvimento ou que tipos de problemas tivemos de um projeto na fase de desenvolvimento, basta apenas acessar no software de gestão o código 03. Desta forma uniformiza a informação e por consequencia a Comunicação é facilitada na análise de recursos em programas, por exemplo, quando se deseja analisar o quanto se gasta em desenvolvimento de programas.

Uma das principais tarefas do Gestor do Projeto quando inicia suas atividades é a escolha dos processos de gerenciamento de projetos padronizados disponiveis na empresa. Esta regra deve fazer parte das políticas da empresa. Se você vê algum problema em utilizá-las, converse com o PMO e peça para modificar ou criar novos padrões e assim garantir a melhoria continua dos processos. Nunca abandone os processos dizendo que eles não servem para o seu projeto. Reveja este posicionamento.